Am Mittwoch, den 12.02. 2025, nahm Marleen Vanhauer für das Team des Verwaltungslabors am Kickoff des Co-Creation-Prozesses zum Markenkonzept KERN UX teil. Die Teilnehmenden waren motiviert, an den Erfolg des vorangegangenen Co-Creation-Prozesses im letzten Jahr anzuschließen und die Ergebnisse werden mit Spannung erwartet. Bis dahin folgen weitere 3 Treffen der der Beteiligten aus Community.
Kategorie: Projekte
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UX in den Kommunen: Auf dem Weg zur Nutzerzentrierung in Schleswig-Holstein
In einer Zeit, in der digitale Dienstleistungen immer wichtiger werden, ist es entscheidend, dass auch die kommunalen Verwaltungen den Fokus auf Benutzerfreundlichkeit (UX) legen. Eine Studie des FHVD Verwaltungslabors zu diesem Thema in Schleswig-Holstein zeigt, dass die Rolle von UX in den kommunalen Verwaltungen noch weitgehend ungenutzt ist. Lassen Sie uns die Erkenntnisse und Empfehlungen beleuchten, die das Team des FHVD Verwaltungslabors aus den Interviews mit Projekt- und Produktverantwortlichen gewonnen hat.
Der aktuelle Stand: Wo steht UX in den Kommunen?
Die Interviews mit fünf Teilnehmenden – darunter IT- und Digitalisierungsverantwortliche sowie eine Sachbearbeiterin – haben gezeigt, dass UX oft noch nicht im Alltag der kommunalen Verwaltungen verankert ist. Viele Kommunen konzentrieren sich auf Digitalisierung, während UX und Nutzerzentrierung oft hintenangestellt werden. „UX nicht, Digitalisierung ja. Viele Kommunen sind noch sehr undigital und arbeiten noch mit analogen Akten“, beschreibt eine Teilnehmerin die Situation treffend.
Die Befragten gaben an, dass Nutzende oft nur sporadisch in Projekte einbezogen werden, was bedeutet, dass die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger oft nicht ausreichend berücksichtigt werden. Hier besteht ein klarer Verbesserungsbedarf.
Herausforderungen im Arbeitsalltag
Die kommunalen Projekt- und Produktverantwortlichen stehen vor verschiedenen Herausforderungen: Sie müssen sich mit Einkauf, Betrieb und Weiterentwicklung von Software befassen, aber auch mit der Beauftragung von Neuentwicklungen. Dabei spielen Kosten, Individualisierung und Datensicherheit oft eine wichtigere Rolle als die Benutzerfreundlichkeit.
Ein zentrales Problem, das sich abzeichnet, ist das Fehlen eines strukturierten Ansatzes zur Integration von UX. Der Begriff „Design System“ ist in den befragten Kommunen kaum bekannt, und die Möglichkeit, UX-Rollen und -Teams zu etablieren, wird nur zögerlich in Betracht gezogen. „Ein Design-System wäre toll – nur weiß ich nicht, wie dies bei uns integriert werden kann?“, lautete ein Echo.
Empfehlungen für die Zukunft
Um die UX in den Kommunen zu stärken, empfehlen wir folgende Maßnahmen:
- Weiterbildungskurse: Ein Kurs zu den „Grundlagen des KERN Design-Systems“ könnte eine solide Basis für die Einführung von UX-Praktiken in den Kommunen bieten.
- Figma-Software: Die Integration von Figma in den Dataport-Shop würde den Kommunen den Zugang zu modernen Design-Tools erleichtern.
- Etablierung von UX-Rollen: Die Einführung von spezifischen UX-Teams könnte sicherstellen, dass die Bedürfnisse der Nutzer in alle Projekte einfließen.
- UX in der Vergabe verankern: Bei der Auswahl von Software sollte UX von Anfang an berücksichtigt werden, um langfristig benutzerfreundliche Lösungen zu gewährleisten.
Nächste Schritte
Ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der UX in den Kommunen wäre es, in Anknüpfung an diese Studie weitere Interviews mit Kommunen zu führen, die bereits erfolgreich UX-Rollen integriert haben. Diese Best Practices könnten als Leitfaden dienen, um andere Kommunen auf dem Weg zur Nutzerzentrierung zu unterstützen.
Fazit
Die Ergebnisse der Studie zeigen klar: UX ist ein wichtiges, aber oft vernachlässigtes Thema in den kommunalen Verwaltungen Schleswig-Holsteins. Es gibt viel Potenzial, die Bürgerdienste durch eine stärkere Berücksichtigung von Benutzerfreundlichkeit und Design-Systemen zu verbessern. Mit den richtigen Schulungen, Tools und einer klaren Strategie können wir die digitale Transformation in unseren Kommunen vorantreiben und dabei die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger ins Zentrum rücken.
Die diesem Artikel zu Grunde liegende Studie wurde im Juni 2024 im Auftrag der Staatskanzlei des Landes Schleswig-Holstein (Robin Pfaff) durch das Team des FHVD Verwaltungslabors unter der Leitung von Prof. Dr. Stephan Raimer durchgeführt.
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Digitale Transformation auf der NEGZ Herbsttagung 2023
Die NEGZ Herbsttagung 2023 stand ganz unter dem Zeichen der digitalen Verwaltung. Prof. Dr. Stephan Raimer bot im Zuge dieses Themenfeldes einen Workshop zu „Kompetenzen für die digitale Transformation der Verwaltung“ an. Digitale Kompetenzen sind unerlässlich, um mit den Erwartungen und Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft und der Politik Schritt zu halten. Die Verwaltung muss sich entsprechend an die Veränderungen in der digitalen Welt anpassen. Im Rahmen des Workshops wurden der Entwicklungsstand und die Erkenntnisse aus dem Betrieb von Kompetenzportalen in drei Bundesländern vorgestellt und diskutiert sowie eine Weiterentwicklung und Ergänzung des zugrunde gelegten Kompetenzmodells DigComp erstellt.
Workshop „Kompetenzen für die digitale Transformation der Verwaltung“ auf der NEGZ Herbsttagung 2023 
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Das Verwaltungslabor auf dem IoT-Barcamp SH 2023
Das Verwaltungslabor war zu Gast auf dem von nodes.sh initiierten IoT-Barcamp Schleswig-Holstein 2023 im Digitalzentrum des Amtes Süderbrarup. Das Barcamp wurde als sogenannte „Unkonferenz“ von den Teilnehmenden vor Ort selbst ausgestaltet, um die Themen rund um Smart City, LoRaWAN® und das Internet of Things (IoT) abzubilden. Prof. Dr. Stephan Raimer bot im Zuge dieser Ausgestaltung eine Session zu Dashboards an, die im Rahmen der Projektarbeit des Verwaltungslabors aktuell eine wichtige Rolle spielen.
Es wurde kreativ: Wie sieht das optimale Dashboard für IoT-Daten aus? -
Projektvorstellung des Verwaltungslabors auf der Smart Country Convention
Auf Einladung des bitkom Arbeitskreises Bildungspolitik & Arbeitsmarkt stellte Prof. Dr. Stephan Raimer für das Nationales E-Government Kompetenzzentrum (NEGZ) am letzten Tag der Smart Country Convention (SCCON) die aktuellen Projekte des Verwaltungslabors an der FHVD vor. Die Arbeitskreissitzung beschäftigte sich mit dem Thema „Digitale Kompetenzen in der öffentlichen Verwaltung“. Sie zielte darauf ab, den Mitgliedern des Arbeitskreises Beispiele aus der Verwaltung vorzustellen, um daraus für den Bildungsbereich zu lernen. In seinem Impulsvortrag betonte Stephan Raimer, dass die Ausgestaltung von guten Weiterbildungsangeboten eine Schlüsselaufgabe für die Digitale Transformation der Verwaltung darstellt, was in der darauffolgenden Diskussion weiter erörtert wurde.
Impressionen weiterer Vorträge auf der SCC Der bitkom Arbeitskreis Bildungspolitik & Arbeitsmarkt ist das zentrale bildungspolitische Gremium der Digitalwirtschaft. Zu seinen Mitgliedern gehören große Corporates, kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), Weiterbildungsanbieter sowie zahlreiche innovative und technologieorientierte (EdTech) Startups. Das Publikum setzt sich aus den Bildungsexperten der Mitgliedsunternehmen zusammen.
Das Nationale E-Government Kompetenzzentrum e.V. setzt sich aus 150 Unternehmen, Forschungseinrichtungen, Behörden, Verbänden und Personen zusammen. Es vernetzt Experten und Expertinnen aus Verwaltung, Wirtschaft und Wissenschaft, um die Digitalisierung der deutschen Verwaltung zu unterstützen und anzutreiben.
Die Smart Country Convention ist, als Impulsgeber für die Zukunft der digitalen Verwaltung und für gleichwertige digitale Lebensverhältnisse in Stadt und Land, der Treffpunkt für alle Akteure, die den digitalen Wandel aktiv vorantreiben. 2023 nahmen über 15 000 Personen, davon 600 Vortragende, teil und präsentierten ihre Forschungsergebnisse in zahlreichen Keynotes, inspirierenden Panels und erfolgreichen Best Practices rund um Verwaltungsdigitalisierung und Smart Cities.
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Auftakttreffen zum IT-Planungsrat-Projekt „Innovative Fortbildungskonzepte – Kompetenzturbo“ in Wiesbaden
Gemeinsam mit der Hochschule Rhein-Main, der Universität Münster und dem Stein-Hardenberg-Institut realisiert das Team des Verwaltungslabors im Projekt Kompetenzturbo ein Portal für den Aufbau von Kompetenzen der digitalen Transformation für Verwaltungsmitarbeitende in Hessen. In einem Workshop wurden Ideen für das zukünftige hessische Webportal Kompetenzturbo gesammelt. Ausgehend von findig.sh erstellen wir damit bis Ende 2024 für das dritte Bundesland ein Kompetenzportal.
Auftakt-Workshop vom 02.11.2023 im Heimathafen im Alten Gericht in Wiesbaden -
Verwaltungslabor International: „New Boarding“ auf der INDL 6 in Berlin
Stellvertretend für das Verwaltungslabor nahm Dr. Christoph Borzikowsky an der der 6. Tagung der internationalen Konferenz „International Network on Digital Labour“ (INDL-6) vom 09.10.2023 bis 11.10.2023 im Weizenbaum-Institut, Berlin, teil. Dort hielt er am 10. Oktober den Vortrag „New Boarding – a post-pandemic working strategy for bringing employees back to the office“. Der Inhalt dieses Vortrags umfasste das in Kooperation mit Dataport und den Ko-Autoren Prof. Dr. Stephan Raimer und PD Dr. Jens T. Kowalski durchgeführte Projekt „New Work@Dataport“. In seinem Vortrag präsentierte er das bei Dataport eingeführte Pilotprojekt „New Boarding“ zum mobilen Arbeiten (mindesten 25 Tage in Präsenz). Dabei ging er insbesondere auf die quantitativen Daten der drei Umfragemesszeitpunkte ein.
Für Interessierte: aus der Studie ergaben sich weiterführend die zwei unten genannten Veröffentlichungen.
Borzikowsky, C., Raimer, S. & Kowalski, J. (2023). New work in modern times: Predicting employees’ choice to work from home. Facilities, Vol. 41, No. 13/14, pp. 855-867. DOI: 10.1108/F-04-2023-0037.
Borzikowsky, C., Kowalski, J. & Raimer, S. (2023). “New Boarding” – ein post-pandemisches Arbeitszeitmodell zur Steigerung von Präsenzzeiten: Ergebnisse einer Evaluationsstudie. Die Gemeinde, 75(07/08).
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Start des Digitalen Kompetenzchecks an der Verwaltungsakademie Berlin
Heute erfolgte der Startschuss für das Portal https://digitalcheck.vakservice.de/ das vom Team Verwaltungslabors der FHVD als wissenschaftlicher Partner mit entwickelt wurde. Der Digitalcheck steht ab sofort für 130.000 Mitarbeitende der Berliner Verwaltung bereit und ist das Schwesterprojekt für das im Rahmen des 2. Digitalisierungsprogramms Schleswig-Holstein entwickelte Kompetenznavigator-Portal https://www.findig.sh/ (Start im Dezember 2022).
Auch zukünftig ist eine Zusammenarbeit mit der Verwaltungsakademie Berlin als wissenschaftlicher Partner vereinbart, etwa um regelmäßige Auswertungen und Statistiken für den Digitalcheck der VAK zu erstellen.
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Arbeitsplatz in den Wolken auf der HCI International 2023
Welche Ansprüche stellt die öffentliche Verwaltung an einen Cloud-basierten Arbeitsplatz? Welche Daten, Services und Programme werden benötigt? Eine Antwort auf diese Fragen suchten Marleen Vanhauer und Stephan Raimer mit ihrem Beitrag auf der HCI International 2023, die vom 23. – 28. Juli in Kopenhagen stattfand. Das Ergebnis der Forschungsarbeit, welches auf den Erkenntnissen des Projekts Gaia-X POSSIBLE basiert, wurde auf einem Poster im Ausstellungsbereich vorgestellt:
Vanhauer, M., Haupt, B., Raimer, S. (2023). Exploring the Applications, Data and Services Needed for a Cloud-Based Workplace for the Public Sector. Poster online veröffentlicht und präsentiert auf der HCI International 2023. 26.-28. 07.2023, HCII 2023, Kopenhagen, Dänemark, 26.07.2023. 
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Kick-off zum 3. Digitalisierungsprogramm SH und unserem Projekt DataStories
Wir werden mit dem Team des Verwaltungslabors im Rahmen des 3. Digitalisierungsprogramms Schleswig-Holstein das Projekt DataStories realisieren, in dem es um prototypische Lösungen für Datenanalyse(n) und Dashboards in der Verwaltung gehen wird.
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