In einer Zeit, in der digitale Dienstleistungen immer wichtiger werden, ist es entscheidend, dass auch die kommunalen Verwaltungen den Fokus auf Benutzerfreundlichkeit (UX) legen. Eine Studie des FHVD Verwaltungslabors zu diesem Thema in Schleswig-Holstein zeigt, dass die Rolle von UX in den kommunalen Verwaltungen noch weitgehend ungenutzt ist. Lassen Sie uns die Erkenntnisse und Empfehlungen beleuchten, die das Team des FHVD Verwaltungslabors aus den Interviews mit Projekt- und Produktverantwortlichen gewonnen hat.
Der aktuelle Stand: Wo steht UX in den Kommunen?
Die Interviews mit fünf Teilnehmenden – darunter IT- und Digitalisierungsverantwortliche sowie eine Sachbearbeiterin – haben gezeigt, dass UX oft noch nicht im Alltag der kommunalen Verwaltungen verankert ist. Viele Kommunen konzentrieren sich auf Digitalisierung, während UX und Nutzerzentrierung oft hintenangestellt werden. „UX nicht, Digitalisierung ja. Viele Kommunen sind noch sehr undigital und arbeiten noch mit analogen Akten“, beschreibt eine Teilnehmerin die Situation treffend.
Die Befragten gaben an, dass Nutzende oft nur sporadisch in Projekte einbezogen werden, was bedeutet, dass die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger oft nicht ausreichend berücksichtigt werden. Hier besteht ein klarer Verbesserungsbedarf.
Herausforderungen im Arbeitsalltag
Die kommunalen Projekt- und Produktverantwortlichen stehen vor verschiedenen Herausforderungen: Sie müssen sich mit Einkauf, Betrieb und Weiterentwicklung von Software befassen, aber auch mit der Beauftragung von Neuentwicklungen. Dabei spielen Kosten, Individualisierung und Datensicherheit oft eine wichtigere Rolle als die Benutzerfreundlichkeit.
Ein zentrales Problem, das sich abzeichnet, ist das Fehlen eines strukturierten Ansatzes zur Integration von UX. Der Begriff „Design System“ ist in den befragten Kommunen kaum bekannt, und die Möglichkeit, UX-Rollen und -Teams zu etablieren, wird nur zögerlich in Betracht gezogen. „Ein Design-System wäre toll – nur weiß ich nicht, wie dies bei uns integriert werden kann?“, lautete ein Echo.
Empfehlungen für die Zukunft
Um die UX in den Kommunen zu stärken, empfehlen wir folgende Maßnahmen:
- Weiterbildungskurse: Ein Kurs zu den „Grundlagen des KERN Design-Systems“ könnte eine solide Basis für die Einführung von UX-Praktiken in den Kommunen bieten.
- Figma-Software: Die Integration von Figma in den Dataport-Shop würde den Kommunen den Zugang zu modernen Design-Tools erleichtern.
- Etablierung von UX-Rollen: Die Einführung von spezifischen UX-Teams könnte sicherstellen, dass die Bedürfnisse der Nutzer in alle Projekte einfließen.
- UX in der Vergabe verankern: Bei der Auswahl von Software sollte UX von Anfang an berücksichtigt werden, um langfristig benutzerfreundliche Lösungen zu gewährleisten.
Nächste Schritte
Ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der UX in den Kommunen wäre es, in Anknüpfung an diese Studie weitere Interviews mit Kommunen zu führen, die bereits erfolgreich UX-Rollen integriert haben. Diese Best Practices könnten als Leitfaden dienen, um andere Kommunen auf dem Weg zur Nutzerzentrierung zu unterstützen.
Fazit
Die Ergebnisse der Studie zeigen klar: UX ist ein wichtiges, aber oft vernachlässigtes Thema in den kommunalen Verwaltungen Schleswig-Holsteins. Es gibt viel Potenzial, die Bürgerdienste durch eine stärkere Berücksichtigung von Benutzerfreundlichkeit und Design-Systemen zu verbessern. Mit den richtigen Schulungen, Tools und einer klaren Strategie können wir die digitale Transformation in unseren Kommunen vorantreiben und dabei die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger ins Zentrum rücken.
Die diesem Artikel zu Grunde liegende Studie wurde im Juni 2024 im Auftrag der Staatskanzlei des Landes Schleswig-Holstein (Robin Pfaff) durch das Team des FHVD Verwaltungslabors unter der Leitung von Prof. Dr. Stephan Raimer durchgeführt.
